Van start met Penningmeester: Uitgaven (deel 1)

Dit is een derde les in een serie van lessen die u op weg zullen helpen om alle functionaliteiten van Penningmeester volledig te begrijpen.

In deze les gaan we dieper in op het menu 'Uitgaven'. Omdat we onze e-mails kort proberen te houden zal het onderwerp uitgaven over verschillende e-mails gespreid worden. In deze email focussen we ons op het invoeren van een nieuwe uitgaven en aankopen bij leveranciers in België.

Nieuwe uitgaven geeft u in via menu 'Uitgaven' > 'Nieuwe uitgave'. Het scherm om uitgaven in te geven is zeer gelijkaardig aan het scherm om ontvangsten in te geven. Er worden wel extra vragen gesteld dan bij de invoer van inkomsten om te voldoen aan de eisen van de BTW administratie.

Er bestaan volgens de BTW wetgeving vier type aankopen

1. Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen: dit zijn producten die de VZW aankoopt om later door te verkopen aan haar klanten of die de VZW aankoopt om om te vormen tot een product dat zij aan haar klanten kan verkopen. Indien de vzw dus drank aankoopt om daarna te verkoper hoort deze aankoop bij handelsgoederen. Let op: dit geldt enkel voor fysieke goederen. Diensten worden steeds aan "diensten" toegekend.
2. Investeringen: dit zijn toestellen/gebouwen/producten die de VZW aankoopt en die zij langer dan één jaar gaat gebruiken. Als u dit type selecteert zal Penningmeester u naar een afschrijvingstermijn vragen. Dit is de levensduur van het voorwerp: hoeveel jaren denk u dat de VZW het aangekochte product zal gebruiken. Op zich is elke keuze correct zolang u dit logisch kan uitleggen. Toch stelde de belastingdienst enkele richtlijnen op (waar u van kan afwijken)
3. Kantoor en gebouwen: 33 jaar
4. Industriële gebouwen: 20 jaar
5. Meubilair en machines: 10 jaar
6. Rollend materieel: 5 jaar
7. Klein materiaal: 3 jaar
8. Overige goederen: producten die de VZW aankoopt om de VZW te ondersteunen in haar activiteiten maar die minder dan een jaar meegaan (bv. pennen, papier, …)
9. Diensten: alle aankopen die geen fysieke goederen zijn, bv. elektriciteit, telefoonabonnement, verzekeringen, software, een abonnement bij Penningmeester …

Aftrekbaarheid BTW

Standaard mag de VZW de BTW op aankopen steeds 100% terugtrekken. Hier bestaan echter uitzonderingen op. BTW die de VZW niet kan terugtrekken wordt wel als een kost gezien en Penningmeester zal dit deel automatisch als kost tonen in de resultatenrekening en jaarrekening.

Een volledige lijst met uitzonderingen vind u op http://faq.cashaca.be/articles/aftrekbare_kosten/

Bewijs van uitgaven en aankopen

Het volstaat niet om de uitgaven waarheidsgetrouw in de boekhouding op te nemen. De VZW moet ook steeds een bewijsstuk 7 jaar bijhouden. Om dit omslachtig werkje te vergemakkelijken kan u in Penningmeester een factuur (of ander bewijs) als bijlage aan een boeking toevoegen zodat u dit bewijs steeds snel terug kan vinden indien hier een vraag tijdens een controle naar komt.

Om BTW te kunnen aftrekken is er steeds een factuur als bewijs nodig. Zonder factuur kan er geen BTW worden terugtrekken. Indien u geen BTW terugtrekt is elk bewijs (zoals een ontvangen rekening of rekeninguittreksel) voldoende. Indien u geen factuur heeft en enkel een ander bewijs moet u dus aanduiden dat de BTW voor 0% aftrekbaar is.

Leverancier informatie

Ten laatste moet u bij het invoeren van een uitgave informatie over de leverancier opnemen. Penningmeester onthoudt deze informatie zodat u deze later opnieuw kan gebruiken. Bij aankoop bij leveranciers in het buitenland hoort nog extra uitleg maar dit zal behandeld worden in de volgende les.

‍