Vrijwilligersvergoeding

Onkostenvergoeding vrijwilligers

Vrijwilliger die zich inzetten voor een organisatie zonder winstoogmerk kunnen een onkostenvergoeding ontvangen. Zo'n vergoeding is geen inkomen voor de ontvangen dus er is geen sprake van belastingen of RSZ-bijdragen. Hier zijn wel verschillende voorwaarden aan verbonden en als vereniging moet je de vrijwilligerswet respecteren:

• Een kostenvergoeding ontvangen als vrijwilliger is niet iets waarop iedere vrijwilliger recht heeft, de vzw bepaalt of ze kosten vergoedt of niet.
• Een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding of beloning. Bereken de vergoeding dus niet op basis van een aantal gewerkte uren.
• Er bestaan wettelijke maxima die de kostenvergoeding niet mag overschrijden.
• De vrijwilliger moet minstens 16 worden in de loop van het kalenderjaar.

Als vrijwilliger kan je een forfaitaire kostenvergoeding krijgen of een vergoeding voor je werkelijke gemaakte kosten. Deze twee types kunnen niet gecombineerd worden.

Forfaitaire vrijwilligersvergoeding

In 2024 is de maximale forfaitaire vergoeding maximaal 41,48 euro per dag en 1.659,22 euro per jaar (in 2023 bedroeg het maximum 40,67 euro per dag en 1.626,77 euro per jaar). Deze maxima gelden per vrijwilliger, ongeacht of de vrijwilliger zich inzet voor meer dan één vereniging. Een vzw mag zo'n forfaitaire vergoeding geven zonder dat zij bewijsstukken van gemaakte kosten van de vrijwilliger moet ontvangen of bijhouden.

Vrijwilligersvergoeding voor werkelijk gemaakte kosten

Een vzw kan er ook voor kiezen om de kosten van een vrijwilliger terug te betalen op basis van de werkelijk gemaakte kosten. In dat geval moet de vzw hiervoor aan de vrijwilliger bewijsstukken vragen en bijhouden (kasbonnetjes, bustickets, ...).

Als de vrijwilliger een kilometervergoeding krijgt, moet die de door de overheid bepaalde maxima respecteren.

Tijdens hetzelfde kalenderjaar mag een vrijwilliger geen forfaitaire én reële kostenvergoedingen combineren. Ook niet als de de vrijwilliger van verschillende vzw's een onkostenvergoeding ontvangt.

Hoe deze vrijwilligersvergoeding opnemen in Penningmeester?

Je neemt deze op via het menu Uitgaven > Nieuwe uitgave. Als kostencategorie selecteer je "Goederen en diensten". Belangrijk hier is op te merken dat je zeker NIET "Bezoldigingen" mag selecteren. De onkostenvergoeding is immers geen bezoldiging en een vrijwilliger is net iemand die geen bezoldiging ontvangt!

In Penningmeester is het ook mogelijk om via de instellingen subcategorieën toe te voegen aan de  vier hoofd kostencategorieën die de vzw boekhoudwet voorschrijft. Het kan daarom interessant zijn om zo een extra subcategorie "vrijwilligersvergoeding" toe te voegen onder "Goederen en diensten"