Hieronder overlopen we alle stappen die nodig zijn bij het oprichten van een vzw.

Stap 1: de oprichtingsvergadering van de vzw

Je moet minstens met twee zijn om een vzw op te richten. Een minderjarige kan enkel medeoprichter zijn mits medeondertekening door een van zijn ouders. 

De oprichters zijn de eerste leden van de vzw. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen lid worden van een vzw.

Stap 2: het opstellen van de oprichtingsakte

De oprichting van de vereniging wordt officieel gemaakt in een akte. Die akte luidt meestal als volgt: “op datum x, hebben volgende mensen (opsomming oprichters) besloten om een vzw op te richten waarvan de statuten luiden als volgt”

De oprichtingsakte mag ‘onderhands’ opgesteld worden (zonder tussenkomst van een notaris) en moet in ten minste 2 originele exemplaren worden opgesteld. Bij inbreng van onroerend goed in de vzw met een 'onderhandse' akte niet langer en moet een notaris de akte opmaken.

De statuten maken deel uit van de oprichtingsakte. De statuten zijn de ‘grondwet’ van je VZW. Ze volgen bepaalde wettelijke regels, waarbij je soms uit bepaalde opties moet kiezen, met plichten die je kunt verstrengen en rechten die je kunt uitbreiden, en eventueel extra interne regels eigen aan jouw vzw.

De statuten moeten bepaalde verplichte gegevens bevatten:
  • de identiteit van de oprichters (naam, voornaam + woonplaats);
  • de naam van de vereniging en het gewest waar de vereniging gevestigd is (Je controleert best of de naam die je wilt gebruiken, nog niet in gebruik is via kruispuntbank van ondernemingen / KBO);
  • het minimum aantal leden van de vereniging (dit moeten er minstens 2 zijn);
  • de omschrijving van het belangeloos doel (dit is het belangrijkste onderdeel van de statuten);
  • een opsomming van de activiteiten die de vzw gaat uitoefenen;
  • een omschrijving van hoe leden kunnen toetreden en uittreden;
  • de bevoegdheden van de algemene vergadering, plus de manier waarop de beslissingen van de algemene vergadering “publiek” worden gemaakt;
  • wie verantwoordelijk is voor het bijeenroepen van de algemene vergadering 
  • de wijze van benoeming, beëindiging en afzetting van bestuurders;
  • het maximumbedrag van bijdragen of stortingen ten laste van de leden;
  • de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding;
  • de duur van de vereniging (kan voor onbepaalde tijd)

Tip! Via de database van de kruispuntbank van ondernemingen (KBO) kan je alle statuten van bestaande vzw’s terugvinden, handig als je eens vergelijken hoe andere vzw’s hun statuten hebben opgesteld.

Het belangrijkste in de statuten is de omschrijving van het belangeloos doel van de vereniging. Middelen van de vzw kunnen immers enkel aangewend worden voor de doelen waar de vzw voor werd opgericht. Je moet dus opletten dat je het belangeloos doel niet te nauw omschrijft: het moet zo goed mogelijk afgestemd zijn op wat je met de vzw wilt doen.

Stap 3. het aanstellen van de bestuurders

Aansluitend op de oprichting van de vzw vergaderen de stichtende leden als Algemene Vergadering en stellen ze de bestuurders aan. Er zijn minstens 3 bestuurders, tenzij er slechts 2 leden zijn, dan zijn er slechts 2 bestuurders nodig.

Van de aangestelde bestuurders vermeld je in het benoemingsbesluit: voornaam, familienaam, adres en rijksregisternummer.

Stap 4: het bekendmaken van de oprichting van de vzw

De oprichting- en aanstellingsakte(s) moet je met het formulier I binnen de maand neerleggen, hetzij op papier aan de griffie van de ondernemingsrechtbank, hetzij elektronisch via e-griffie.
 
Een overzicht van wat je allemaal nodig hebt:
  • De originele oprichtingsakte ondertekend door alle oprichters.
  • Ingevuld formulier I luik A in drievoud.
  • Ingevuld formulier I luik B in drievoud. Hierin wordt de tekst van de oprichtingsakte opgenomen.
  • Ingevuld formulier I luik C in drievoud: hierin som je de personen op die benoemd worden tot bestuurder. Het vermelden van de functie (voorzitter, penningmeester, secretaris) is niet verplicht; in dat geval vermeld je gewoon ‘bestuurder’. 
Het ledenregister, dat een overzicht biedt van wie er in je algemene vergadering zit, moet je niet neerleggen bij de griffie, maar wel verplicht bijhouden op het adres van de vzw. Als er leden bijkomen of vertrekken, moet het bestuursorgaan de ledenlijst binnen de 8 dagen bijwerken.

De griffier zal bij de neerlegging controleren of alle stukken juist en volledig zijn. Als je statuten aanvaard worden, zal je vzw ingeschreven worden in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Er wordt aan jouw vzw een ondernemingsnummer toegekend. 

De griffie zal er ook voor zorgen dat de nodige zaken gepubliceerd worden in het Staatsblad.

Stap 5: een bankrekening aanvragen

Na neerlegging krijg je een eigen exemplaar van de statuten. Met dit document kan je naar de bank gaan om een bankrekening voor de vzw te openen.

Stap 5: eventueel een btw-nummer

Als je vzw activiteiten uitoefent die onder het btw-stelsel vallen, zoals het verkopen van merchandise, moet je ook rekening houden met de btw-plicht. Bij de oprichting van een vzw moet je ten minste twee dagen na de inschrijving van je onderneming in de KBO het formulier 604A indienen. Dit kan je zelf online via MyMinfin of een erkend ondernemingsloket.

De btw-administratie zal dan bepalen of het ondernemingsnummer btw-actief gemaakt wordt. Als de geschatte jaarlijkse omzet van de vzw onder de €25.000 ligt, kan je een vrijstelling aanvragen op basis van de kleine ondernemingsregel. Die vrijstelling krijg je dus niet automatisch! Meer over btw vind je hier.